Oft schreiben wir lieber E-Mails oder greifen kurz zum Telefonhörer, um Informationen auszutauschen. Klassische Briefe gelten schon lange als altmodisch. Muss dann ein Brief geschrieben werden, wächst die Unsicherheit, wie dieser korrekt beschriftet wird. Die Zustellanweisung zu Händen sollten Sie einbauen, damit ein Brief sicher beim vorgesehenen Empfänger landet. Sinnvoll kann ein zu Händen zum Beispiel bei Briefen sein, die Sie an Behörden oder Unternehmen verschicken. Aber wie wird der Adresszusatz zu Händenkorrekt abgekürzt und genutzt? Wir haben ein paar Beispiele für Sie…
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Wann schreibt man „zu Händen“?
Wer einen Brief verschickt, sollte dafür sorgen, dass dieser beim richtigen Empfänger ankommt. Im privaten Umfeld ist dies meist kein Problem, da Schreiben an einen eindeutigen Leser adressiert sind. Schicken Sie beispielsweise einen Brief an einen guten Freunde oder Ihre Familie, können Sie sicher sein, dass dieser genau dort ankommt – solange Sie Namen und Adresse richtig angegeben haben.
In diesen Fällen gibt es einen eindeutigen und unverwechselbaren Empfänger. In Privathaushalten landet das Schreiben in einem einzelnen Briefkasten und von dort direkt in den Händen des Empfängers. Nach demselben Prinzip funktionieren E-Mail-Adressen. Ihre digitale Post kommt direkt ins individuelle Postfach des Adressaten und wird bereits zu Händen des Empfängers zugestellt.
Eine andere Situation ist es, wenn eine solch eindeutige und direkte Zustellung nicht möglich ist. Dann können Sie auf eine Zustellanweisung wie zu Händen zurückgreifen.
Bei Behörden und größeren Unternehmen etwa landet die Post zunächst in einer Annahmestelle und wird von dort in die jeweiligen Abteilungen weitergeleitet. Dort sitzt aber nicht nur ein Empfänger, sondern zahlreiche mögliche Leser – und im Zweifelsfall landet Ihr Brief nicht bei der Person, mit der Sie sich im Vorfeld bereits darüber unterhalten haben und die informiert ist.
Umgehen können Sie diese Schwierigkeit durch den Adresszusatz zu Händen. Hiermit geben Sie an, wer genau den Brief erhalten soll. Statt zufällig bei einem Sachbearbeiter auf dem Tisch zu landen oder in der Personalabteilung einem Personaler zugeteilt zu werden, kommt das Schreiben dann genau zu Händen des richtigen Empfängers.
Der Zusatz zu Händen hat gleich zwei Vorteile:
Schnellerer Austausch
Durch ein zu Händen kommt Ihr Brief schneller beim Empfänger an, da er konkret einer Person zugeordnet wird. So verhindern Sie, dass Dokumente oder Unterlagen erst auf dem falschen Schreibtisch landen und von dort weitergegeben werden müssen. All das kostet Zeit, die Bearbeitung wird nach hinten geschoben und die Antwort auf Ihr Schreiben und Ihr Anliegen verzögert sich. Nutzen Sie die Ergänzung zu Händen, steigern Sie die Chance auf eine schnellere Rückmeldung.
Keine wechselnden Ansprechpartner
Es ist ein Frust, den fast jeder schon erlebt hat: Sie haben lange mit einem Ansprechpartner telefoniert, Ihre Situation ausführlich erklärt und auch Informationen erhalten. Nun müssen Sie noch ein Dokument einreichen – und bekommen eine Antwort von einem völlig anderen Menschen, der überhaupt nicht informiert ist. So können Sie alles noch einmal erklären und durchkauen. Wenn Sie die Unterlagen gleich zu Händen des ersten Ansprechpartners einschicken, verhindern Sie solche Wechsel und lenken die Kommunikation gezielt auf den richtigen Empfänger.
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Wie ist die Abkürzung für „zu Händen“?
Adressfelder auf Briefen sind nicht unbedingt großzügig bemessen. Wo Platz gespart werden kann, spart man auch Platz. Zu Händen wird deshalb sehr selten ausgeschrieben, sondern findet sich meist in abgekürzter Form auf Briefen.
Das wirft gleich die nächste Frage auf: Wie ist die richtige Abkürzung für zu Händen? In der Praxis trifft man auf verschiedene Abkürzungen und Kürzel. In der Tat sind mehrere Varianten möglich, wenn Sie zu Händen abkürzen wollen. Insgesamt sind in der deutschen Sprache drei Abkürzungen für zu Händen üblich:
- z. Hd.
- z. H.
- z. Hdn.
In Österreich wird zusätzlich noch zH abgekürzt. Dort und in der Schweiz wird zu Händen auch durch zuhanden ersetzt.
Besonders geläufig von diesen Zustellanweisungen ist die Form z. Hd., die auch vom Duden als Abkürzung vorgeschlagen wird. Sollten Sie eine andere Abkürzung oder ein anderes Kürzel nutzen, brauchen Sie sich aber keinerlei Sorgen machen, dass Ihr Brief deshalb nicht richtig zugestellt wird.
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Ist „zu Händen“ altmodisch?
Auf den ersten Blick vermutlich eine irritierende Frage – wir widmen dieser Zustellanweisung schließlich einen kompletten Artikel. Offensichtlich ist zu Händen noch in Benutzung. Allerdings ist die Frage nicht ganz unberechtigt.
Denn laut DIN 5008, der Norm für sämtlichen Schriftverkehr im Büro- und Verwaltungsbereich, ist zu Händen scheinbar altmodisch – es taucht nämlich gar nicht darin auf.
Also ja: Die Zustellanweisung zu Händen kann man als veraltet ansehen. Sie können zu Händen oder eine Abkürzung wie z. Hd. einfach weglassen und durch die modernere Variante Herrn oder Frau ersetzen. Statt z. Hd. Herrn Max Mustermann steht dann im Adressfeld: Herrn Max Mustermann.
Aber es verhält sich vermutlich wie bei etlichen Knigge-Fragen. Einerseits wurde bereits vor Jahrzehnten festgestellt, dass es eigentlich überholt ist, anderen Menschen „Gesundheit“ zu wünschen, wenn diese niesen. Andererseits lässt es sich nach wie vor im Alltag beobachten. Eine nette Geste ist es allemal – und bleibt es auch.
Argumentiert wird, die Angabe des Namens sei bereits Erklärung genug, für wen der Brief bestimmt sei. Was so einfach klingt, kann sich in der Realität als tückisch erweisen. In vielen Unternehmen und Behörden ist es nun mal gängige Praxis, dass sämtliche Briefe erst einmal in der internen Poststelle landen.
Falls keinerlei gesonderten Vermerke darauf sind, wird die Post dort bereits geöffnet und gegebenenfalls mit zusätzlichen Informationen an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Ein zu Händen auf dem Brief kann Ihnen also weiterhin gute Dienste leisten – altmodisch hin oder her…
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Wo schreibt man in der Adresse zu Händen?
In DIN 5008 wird eine klare Reihenfolge der Angaben für das Adressfeld beschrieben. Dies stellt sicher, dass bei der elektronischen Verarbeitung Ihrer Post die Daten richtig erfasst werden und eine korrekte Zustellung erfolgen kann.
Das Adressfeld folgt dabei einem genauen Aufbau und auch das zu Händen sollte auf bestimmte Weise gesetzt werden. Die folgenden Beispiele zeigen, an welche Stelle Sie die Abkürzung z. Hd. oder auch z. H. setzen:
Zu Händen wird in jedem Fall vor den Namen gesetzt. Um eine erleichterte Zuordnung zu ermöglichen, können Sie davor (sofern bekannt) die genaue Abteilung setzen:
Ihr Brief kommt auch an, wenn die Abteilung unbekannt oder das Unternehmen so klein ist, dass keine gesonderten Abteilungen existieren. In dem Fall schreiben Sie zu Händen direkt zu Beginn der Zeile:
Ebenso zulässig (wenngleich seltener) ist die Abkürzung „z. Hdn.“ für zu Händen:
Wollen Sie sicher gehen, dass nur diese Person Ihren Brief öffnet, müssen Sie vorweg den Vermerk persönlich oder vertraulich schreiben:
Eine alternative Schreibung ist der Vermerk an oberster Stelle. So weiß auch der Sachbearbeiter in der Poststelle, dass der Brief direkt ungeöffnet weitergeleitet wird:
Wollen Sie eine schnelle Bearbeitung, empfiehlt sich bei Behörden das Kürzel o. V. i. A., das hinter den Namen gesetzt wird. Die Abkürzung steht für „oder Vertreter im Amt“. Das bedeutet, dass auch Stellvertreter den Brief öffnen, lesen und bearbeiten dürfen:
Zu Händen Herrn oder Herr?
Schreibt man in der Briefanschrift eigentlich Herr oder Herrn Mario Mustermeier?
Antwort: Letzteres ist korrekt. Richtig heißt es: Herrn Mario Mustermeier (ob Sie im Adressfeld ein zu Händen oder z. Hd. davorsetzen, bleibt allein Ihnen überlassen).
Die Anschrift steht im Akkusativ. An wen ist das Anschreiben gerichtet? An Herrn Mario Mustermeier. So müsste das Adressfeld demzufolge aussehen:
ABC AG
Zu Händen Herrn Mario Mustermeier
Straße 123
12345 Stadt
Oder einfach so:
ABC AG
Herrn Mario Mustermeier
Straße 123
12345 Stadt
Wann adressiere ich einen Brief persönlich/vertraulich?
Manches scheint sich im modernen Schriftverkehr erledigt zu haben. Eine schnelle E-Mail hier, eine kurze Whatsapp-Nachricht dort – vieles wird heutzutage lockerer gehandhabt. Aber: Ausgestorben sind Briefe noch lange nicht.
Der postalische Briefverkehr ist immer noch üblich im Umgang mit:
- Hierarchisch Höhergestellten, beispielsweise wenn es um eine Vertragsänderung geht,
- Behörden wie Gewerbeamt, Arbeitsagentur, Finanzamt, Einwohnermeldeamt,
- Rechtsanwälten, Gerichten oder dem Steuerberater
- Ärzten und Krankenkassen, beispielsweise wenn Sie sich krankmelden,
Was aber, wenn Sie wirklich vertrauliche Inhalte mitzuteilen haben, die unter gar keinen Umständen beim falschen Adressaten landen sollen? Die Abkürzung zu Händen mit dem Namen des Adressaten allein reicht da nämlich nicht – ist dieser im Urlaub oder krank, laufen Sie Gefahr, dass dennoch eine andere Person den Brief öffnet.
Auch handelt es sich um einen Irrglauben, es reiche der Name des Adressaten an erster Stelle vor dem Firmennamen, dass nicht ein anderer Mitarbeiter im Unternehmen den Brief öffnet.
Um diesen Sonderfall zu verhindern, müssen Sie noch den Hinweis „persönlich“ einfügen Statt persönlich können Sie auch vertraulich schreiben. Wird der Brief dennoch geöffnet, handelt es sich um einen Verstoß.
Geht es Ihnen hingegen darum, dass Ihr Anliegen möglichst schnell bearbeitet wird und richtet sich Ihr Schreiben an eine Behörde, sind weitere Abkürzungen üblich. Sie können ins Adressfeld den Hinweis „o.V.i.A.“ anfügen, was so viel bedeutet wie „oder Vertreter im Amt“.
In diesem Fall wird also bewusst der Brief von einem Mitarbeiter geöffnet, der über bestimmte Sachverhalte im Bilde ist.
Was passiert, wenn ich die Zustellanweisung falsch verwende?
Wer nicht aufmerksam ist und das zu Händen im Adressfeld an die falsche Stelle schreibt, verursacht damit möglicherweise Probleme bei der elektronischen Auslesung in der Poststation.
Soll heißen: Die Geräte können den Brief nicht korrekt zuordnen. Der Brief wird dann aussortiert und muss von Hand überprüft werden.
Falls nötig, wird das Adressfeld korrigiert. Im Normalfall wird Ihr Schreiben dann trotzdem zugestellt, es kann aber zu Verzögerungen kommen.
Wo platziere ich das zu Händen in einer E-Mail?
Es ist eher untypisch, zu Händen, Z. Hd. oder z. H. auch in einer E-Mail zu verwenden.
Der einfache Grund: E-Mail Adressen sind in der Regel bereits eindeutig zugeordnet und das Schreiben erreicht direkt den angegebenen Empfänger.
Sollten Sie aber nur eine allgemeine Mail-Adresse haben, zum Beispiel eine Info@-Adresse, können Sie den Zusatz zu Händen direkt in den Betreff einfügen.
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[Bildnachweis: Karrierefragen.de]
